Le rôle de la secrétaire ou de l’assistante de direction est d’accompagner, d’assister, et de seconder un dirigeant d’entreprise ou un responsable de direction, voire de plusieurs responsables à la fois.

Dans tous les cas, la secrétaire-assistante de direction devra faire preuve de rigueur, d’une excellente analyse pour pouvoir résoudre les problèmes qui surviendront  afin de répondre au mieux aux exigences et questions éventuelles posées par son ou ses responsable(s).

Elle se doit de décharger son ou ses responsable(s) des tâches qu’elle peut faire en amont pour un gain de temps non négligeable sur les démarches administratives non décisionnaires.
La prise d’initiatives lui revient, à condition que son supérieur définisse au préalable une marge de manœuvre et d’action suffisamment importante pour une prise de décision sans impactes majeurs sur le bon fonctionnement du service. Son poste est généralement clé en ce qui concerne le fonctionnement administratif du ou des service(s). La secrétaire ou l’assistante de direction engage sa responsabilité dans le processus administratif.

Assistante de direction: Sa formation

BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire trilingue. Formation complémentaire possible dans un domaine (Deug littéraire, d’économie, de droit, etc.) reste appréciée des recruteurs. La maîtrise de l’anglais est primordiale et obligatoire. Savoir communiquer, et faire preuve de nombreuses qualités sera un plus pour se distinguer sur le marché du travail…. 

Secrétaire de direction, ses missions :
La secrétaire-assistante de direction effectue les tâches les plus communes allant au plus variées. Elle doit pouvoir maîtriser avec aisance les outils de communication à sa disposition. Organiser et coordonner le traitement et l’exploitation de l’information. La gestion de l’agenda (planification des rendez-vous), des affaires, l’encadrement d’une équipe, de la formation. Etre force de proposition concernant certains dossiers

L’étude sur les métiers du secrétariat et de l’assistanat réalisée par l’agence d’intérim Randstad et le groupe Prometis, éditeur du site Super-secrataire.com, montre une évolution positive de l’image de l’assistante et de la secrétaire.
L’étude "Évolutions des compétences des secrétaires et des assistantes, de leurs rémunérations et ressenti face à leur métier" apporte des éléments nouveaux sur le regard que les secrétaires et assistantes portent sur leurs fonctions. Que ressort-il de cette enquête ?
Tout d’abord, les métiers les plus représentés chez les répondants sont la secrétaire de direction et la secrétaire polyvalente. Des fonctions différenciées par le niveau de responsabilités plus élevé pour la première et largement occupée par des personnes plus âgées ayant plus d’expérience.

Une population quasi-féminine

Les métiers du secrétariat et de l’assistanat restent féminins puisque 98% de la population sont des femmes ! Cependant, on remarque que la population est de moins en moins jeune : 66% des participants sont âgés de 26 à 45 ans, 14 % ont moins de 25 ans et 19% ont plus de 46 ans.

Des métiers stables et évolutifs

Plus de la moitié des contrats signés sont en CDI et 87% des participants déclarent travailler à temps plein.
Côté qualification, le niveau a progressé. Alors que les plus anciens ne sont pas toujours diplômés, le bac + 2 apparaît comme le principal diplôme des moins de 36 ans. A noter que la proportion des bac + 3 est à la hausse. D’une manière générale, le niveau d’études diffère selon la fonction exercée. Ainsi, une secrétaire ou assistante spécialisée sera plus diplômée qu’une secrétaire ou assistante polyvalente.
Quelles compétences exigées ? Une maîtrise de la bureautique, de la messagerie mail et celle de la navigation Web apparaissent comme le « minimum vital » nécessaire au métier. Et les principales qualités qui ressortent de l’étude sont la rigueur et l’organisation, le sens du contact et l’autonomie.
Quelles évolutions des métiers du secrétariat ? Pour 75% des sondés, le métier a évolué au cours des 3 dernières années ; 26% déclarent que les langues étrangères sont une nouvelle compétence indispensable puisque 4 participants sur 10 disent utiliser une langue étrangère dans le cadre de leur travail. Progrès technologiques obligent, la maîtrise des rouages d’Internet est également devenue incontournable.
Côté rémunération, des inégalités en fonction de l’âge, l’expérience et les diplômes obtenus mais également en fonction de la taille de l’entreprise et du lieu de travail sont observées. Ainsi les CAP/BEP et Bac pro ont la rémunération la plus faible (moins de 1 400 €) et les salaires sont plus importants en Ile-de-France qu’en Province.
Enfin, dans l’ensemble, 67% des participants seraient prêts à recommander leur métier, une intention moins marquée, toutefois, chez les plus anciens du secteur.

Assistanat : des responsabilités toujours plus grandes

De plus en plus, les assistant(e)s deviennent les bras droits de leurs supérieurs hiérarchiques, leurs responsabilités vont en s’accroissant.

Le mot d’assistant(e) est, à peu de choses près, synonyme de secrétaire. Taper à la machine, gérer les dossiers du cadre supérieur, prendre ses rendez-vous… Ça, c’est l’ancienne version du métier. De plus en plus, les assistant(e)s deviennent les bras droits de leurs supérieurs hiérarchiques, leurs responsabilités vont en s’accroissant. Ce poste recouvre des fonctions de coordination, d’information et de documentation. Quant à la spécialisation, elle dépend de l’entreprise d’exercice et peut s’apprendre sur le tas. Un(e) assistant(e) doit être tenace et réactif, ne pas avoir peur d’anticiper et de prendre des initiatives. Il/elle fait le lien entre un directeur et ses collaborateurs, "filtre" les rendez-vous, peut gérer toute l’organisation pratique d’une entreprise. Là aussi, évidemment, une connaissance parfaite des outils informatiques et de télécommunication est requise !
N’oubliez pas, si vous vous destinez à cette fonction, que c’est vers vous qu’on viendra en cas de problème, que vous serez souvent interrompu et que vous devrez travailler dans l’urgence. En revanche, il existe des formations aux métiers de l’assistanat, telles que les BTS "assistant de direction" ou "assistant secrétaire trilingue"…
Nul ne peut se passer d’un hôte d’accueil avenant et bien organisé. En revanche, il y a quelques années, avec l’explosion de la gestion informatisée, on avait annoncé la mort des assistant(e)s. Que nenni ! La confiance dont elles sont garantes et le soutien pratique qu’elles apportent ne seront jamais remplacés par un ordinateur !
Marianne Riou

Secrétaire-assistant(e) juridique

Secrétaire spécialisée, elle assiste avocats, avoués, huissiers, notaires. Elle peut également être la collaboratrice des services juridiques d’entreprises. Les grandes entreprises apprécient leur bonne connaissance du fonctionnement des juridictions, des procédures existantes et du vocabulaire spécifique au secteur.
Ses missions :
Elle assure bien entendu les tâches traditionnelles du secrétariat : accueil, saisie, gestion d’agenda, préparation et classement des dossiers, standard, filtrage des communications destinées à sa hiérarchie. Dans certaines structures, elle peut être cantonnée à de la dactylographie mais la plupart du temps, elle peut aussi organiser des réunions, y assister et en faire le compte rendu. De ce fait, elle doit être douée d’une bonne expression orale et écrite et maîtriser les outils bureautiques. La maîtrise d’une ou deux langues étrangères est le plus souvent nécessaire pour la transcription de documents sur des règlements internationaux.
Evolution :
Les cabinets d’avocats ou d’avoués de taille modeste peuvent éventuellement offrir quelques évolutions au niveau des responsabilités. Sinon, les cabinets importants assignent le plus souvent la secrétaire à des tâches de sténo-dactylo. Les départements juridiques d’entreprises offrent plus de polyvalence aux secrétaires, de même que les sociétés de conseil juridique.